- Dacă pornești din Încasează, pe o factură, înregistrezi încasarea doar pentru acel document. Clientul și restul neachitat sunt precompletate; poți modifica suma pentru o încasare parțială. Pentru a înregistra o încasare pentru mai multe facturi, deschide Emite document → Încasare și alege clientul și facturile achitate. Verifică punctul de lucru, data, metoda de încasare și suma înainte de înregistrare.
- Pentru Numerar (Cash), Generează și chitanță este bifată automat. Verifică seria înainte de înregistrare; numărul chitanței se alocă la înregistrarea încasării, nu la pregătirea formularului.
- Atașează dovada încasării, dacă este necesară, în PDF sau imagine, apoi verifică și înregistrează suma primită. Restul și starea de plată se actualizează pentru fiecare factură, iar chitanța solicitată este generată și păstrată în cont.
- Disponibil de alocat = maxim(Total factură − Stornări emise − Încasări confirmate − Sume deja alocate și în curs de confirmare, 0). Toate valorile se compară în moneda facturii. O factură stornată integral nu mai are disponibil pentru o nouă încasare. Dacă ai înregistrat deja încasarea prin bancă, asociază tranzacția din extras cu documentul acelei încasări.
- O factură încasată în numerar nu se încasează din nou prin asocierea chitanței cu un credit bancar. Depunerea numerarului în bancă se urmărește ca transfer între casă și bancă. Pentru corectarea unei reconcilieri deja contabilizate, înregistrează mai întâi nota inversă și apoi respinge asocierea greșită.
Încasarea în altă monedă și dovada plății
Pentru o singură încasare poți selecta facturi emise în aceeași monedă. Dacă banii intră în altă monedă, completează cursul folosit de bancă. Suma stinsă în moneda facturii = Suma încasată în moneda plății ÷ Curs de schimb, rotunjită la două zecimale. De exemplu, 510 lei la 5,10 lei/EUR sting 100 EUR.
Poți păstra în total până la cinci justificative PDF ori imagini, adăugate la înregistrare sau din detaliile încasării. Verifică originalul și suma înainte să folosești dovada pentru confirmarea plății. Încasarea din bancă se confruntă cu tranzacția din extras, iar documentul pregătit nu dovedește singur transferul banilor.
În detaliile chitanței verifică modelul, logo-ul, limba și previzualizarea înainte de descărcare ori printare. PDF-ul și imprimarea folosesc formatul A4. Semnez eu sau Solicită semnare continuă semnarea chitanței existente, fără să creezi o a doua încasare.
Înregistrarea și alocarea încasării
- Pornește din factura emisă prin Emitere încasare sau deschide Încasări și chitanțe. Verifică exact clientul și facturile vizate.
- Compară data, metoda și suma cu extrasul sau dovada numerarului. Completează punctul de lucru și seria acolo unde sunt cerute.
- Verifică alocările, Rest de încasat și, pentru numerar, opțiunea Generează și chitanță. Atașează dovada disponibilă.
- Confirmă înregistrarea și controlează starea fiecărei facturi și documentul de încasare rezultat.
Resurse conexe
Exemplu practic
Atelier U2 SRL achită prin bancă 300 lei dintr-o factură de 500 lei. Alegi factura, data extrasului și tipul de încasare, introduci 300 lei și verifici restul: 500 − 300 = 200 lei. Pentru numerar verifici și chitanța, seria și datele înainte de confirmare.
Întrebări frecvente și rezolvări
Un transfer acoperă două facturi. Cum îl repartizez?
Selectează facturile aceluiași client și verifică suma alocată fiecăreia. Total alocat trebuie să corespundă sumei efectiv primite și fiecărui rest. De exemplu, pentru 500 lei facturați, 100 lei stornați, 200 lei încasați și 50 lei în curs de confirmare, poți aloca încă 500 − 100 − 200 − 50 = 150 lei. Nu înregistra întregul transfer separat pe fiecare factură. Dacă între salvarea unei ciorne de încasare și emitere apare un storno, verifică din nou suma și redu-o la disponibilul actual.
Am înregistrat încasarea de două ori. Ce verific înainte de corecție?
Compară documentele încasării cu extrasul ori dovada numerarului și identifică alocările pe facturi. Verifică dacă există două operațiuni pentru aceeași plată și folosește corecția disponibilă. Controlează restul facturilor după corecție; nu compensa greșeala printr-o altă încasare fictivă.