Profesional include citirea automată prin OCR pentru primele 200 de documente din fiecare lună calendaristică. După atingerea limitei, încarci în continuare fișiere: alegi tipul documentului, completezi informațiile după original și confirmi corectitudinea. Limita se reia la începutul lunii următoare, inclusiv pentru plata anuală. Business include OCR fără acest plafon. Verifică datele extrase înainte de aprobare.
Din meniul + din antet, alege Adaugă documente. Aici pregătești facturile, extrasele, contractele și celelalte documente ale firmei, indiferent de aplicația în care le vei folosi. Butoanele de încărcare din Contabilitate, Documente, Calendar și Arhivă deschid aceeași pagină. Pentru a semna un fișier nou în cont, încarcă-l aici, apoi pornește semnarea din documentul salvat. Cererile de semnare externă permit și încărcarea fișierelor care vor fi trimise destinatarului.
Lista Încărcări documente este comună dispozitivelor conectate la același cont: poți adăuga fișiere pe computer și continua cu scanări de pe telefon.
Pregătește și trimite documentele
- Din Adaugă documente, folosește Alege fișiere pe computer sau trage fișierele în zona de încărcare. Alege fișiere este accesibil și din tastatură. Selecția pregătește originalele în listă; trimiterea lor se face după verificare, prin Încarcă. Urmărește transferul fiecăruia și verifică previzualizarea, ca să te asiguri că originalul este complet și lizibil. Fișierul salvat apare în aceeași listă și pe celelalte dispozitive, inclusiv după reîncărcarea paginii.
- Pentru documentele grupate deja pe computer, alege Încarcă folder. Fluxe păstrează subfolderele care conțin documente și le așază în Arhivă după data citită din fiecare document. Dacă același folder conține documente din luni sau ani diferiți, structura lui apare separat în fiecare perioadă, numai cu documentele acelei perioade. Documentele fără dată sigură rămân în Neclasificate până le verifici și completezi data. Folderele importate rămase fără documente sunt eliminate automat.
- Documentele, imaginile și arhivele ZIP pot avea cel mult 100 MB fiecare. Aceeași limită se aplică fiecărui document dintr-o arhivă ZIP. Poți selecta fotografii JPG, PNG sau HEIC. Fotografiile mari sunt redimensionate la maximum 2.500 de pixeli pe latura mai lungă, păstrând proporțiile și o calitate de 90%. Imaginile mai mici își păstrează rezoluția. Verifică în previzualizare că toate cifrele și marginile se citesc înainte de trimitere. Când descarci o fotografie, o primești în format JPG, inclusiv într-o arhivă ZIP.
- Pregătește cel mult 20 de documente pentru un upload. Când lista este completă, alege Încarcă. După acceptarea încărcării, lista se închide și documentele trimise nu mai apar în ea. Analiza și completarea automată continuă în fundal. Cu Profesional, după primele 200 de documente OCR din luna curentă, documentele următoare se pregătesc pentru completare și aprobare manuală. Urmărești progresul și rezultatul în notificări. Poți încărca până la 100 de documente în ultimele 60 de minute.
- Primești o notificare care rămâne disponibilă până se încheie analiza tuturor documentelor. Dacă analiza depășește două minute, notificarea anunță întârzierea. La final, este înlocuită cu rezultatul și poți să o ștergi. Verifică întotdeauna datele completate automat, mai ales pentru bonurile greu de citit.
- După ce toate documentele din încărcare au fost procesate, deschide notificarea rezultatului și alege Verifică și aprobă pentru documentele încă nevalidate din acel lot. Pentru toate documentele nevalidate, deschide Validare documente din meniul +. Alege Moderează când trebuie să corectezi datele și verifică salvarea automată înainte de aprobare. Dacă un document are o eroare, verifică motivul afișat înainte de a îl trimite din nou.
- Dacă un PDF conține mai multe bonuri sau dovezi de depunere distincte, deschide fișierul original și verifică fiecare înregistrare separată înainte de aprobare. Fiecare pagină recunoscută rămâne legată de același original.
- La o factură care include un sold precedent, verifică separat valoarea facturii curente și totalul de achitat. Soldul precedent nu reprezintă o poziție nouă a facturii.
- Citirea automată nu aprobă documentul, chiar dacă datele și totalurile se potrivesc. Pentru documentele marcate Necesită moderare, deschide pagina Moderare documente și începe cu De revizuit și completat. Compară fiecare valoare cu originalul, corectează ce este necesar și verifică informațiile grupate după tipul documentului. Originalul se deschide automat, fără descărcare. Pe telefon, poți ajusta înălțimea previzualizării ca să păstrezi câmpurile la vedere. Corecturile se salvează automat. Așteaptă confirmarea salvării și rezolvă eventualele erori. Mai târziu te întoarce la pagina precedentă din browser, fără să aprobe documentul. După verificare, bifează Confirm că datele documentului sunt corecte și alege Aprobă document. Aprobarea face datele disponibile în evidențele aplicației, conform verificărilor documentului.
Rezolvă erorile și documentele duplicate
Dacă formatul unui fișier nu este acceptat sau fotografia nu poate fi pregătită, Fluxe o elimină din lista de încărcare și îți arată motivul într-o notificare. Alege un JPG, PNG sau HEIC clar și încearcă din nou. Dacă imaginea nu conține un document ori documentul nu poate fi identificat, deschide rezultatul din notificare și verifică motivul înainte să fotografiezi din nou documentul complet și clar. Celelalte documente pot fi finalizate. Pentru o dublură, verifică originalul indicat; aceeași serie și același număr se verifică în contextul tipului de document și al emitentului.
Poți minimiza lista în timp ce fișierele se transferă. Înainte de Încarcă, mărește previzualizarea pentru a verifica lizibilitatea. După trimitere, continuă lucrul și deschide notificarea când analiza s-a încheiat.
Pentru o fotografie sau un document a cărui analiză a eșuat, deschide rezultatul din notificare și verifică originalul înainte de o nouă încărcare. Pentru ștergere, folosește acțiunile disponibile în Documente sau Arhivă. Verifică numele și previzualizarea înainte de confirmare; după ștergerea definitivă, fișierul și datele eliminate nu mai pot fi recuperate.
Resurse conexe
Exemplu practic
Primești factura de telefonie: valoarea serviciilor lunii este 100 lei, iar soldul precedent 50 lei. Încarci originalul complet și compari datele în Moderare. Verifici valoarea facturii curente de 100 lei și totalul de achitat de 150 lei; cei 50 lei nu sunt servicii noi și nu se adaugă încă o dată la cheltuiala lunii.
Întrebări frecvente și rezolvări
Fișierul pare trimis, dar nu găsesc documentul. Îl reîncarc?
Dacă ai apăsat Încarcă și trimiterea a fost acceptată, documentul nu mai apare în lista de încărcare. Verifică notificarea lotului și Validare documente. Așteaptă rezultatul procesării și deschide eroarea dacă există. Reîncarcă numai după ce ai verificat că documentul nu a fost salvat sau că fișierul trebuie înlocuit; altfel poți crea o dublură.
Aceeași factură apare de două ori. Cum evit dublarea evidenței?
Compară furnizorul, numărul, data, moneda și totalul, apoi previzualizează originalele. Păstrează documentul complet și verifică aprobarea și operațiunile asociate înainte de eliminarea copiei. Două fișiere ale aceleiași facturi nu justifică două achiziții.