Pentru un extras de cont, verifică în aceeași monedă: sold final = sold inițial + total credit − total debit. Compară soldurile și fiecare tranzacție cu originalul; creditul este intrare de bani în cont, iar debitul este ieșire. O diferență cere verificarea datelor înainte de aprobare.
Compară informațiile extrase cu documentul original înainte de confirmare. Pentru TVA, verifică separat fiecare cotă, baza impozabilă și suma TVA tipărite; o diferență matematică păstrează documentul la verificare și nu înlocuiește automat valorile din original.
Alege dacă moderarea este obligatorie
- În Cont → Compania ta, opțiunea Moderarea documentelor este obligatorie este bifată implicit. Păstreaz-o bifată pentru ca documentele care necesită verificare să aștepte confirmarea înainte de folosirea datelor în aplicații.
- Pentru a renunța la această condiție, debifează opțiunea, citește avertizarea și alege Continuă. Pe pagina următoare, introdu parola contului și alege Dezactivează moderarea obligatorie.
- Datele disponibile din documentele deja analizate și din încărcările viitoare sunt folosite fără confirmare, inclusiv când au erori sau informații lipsă. O citire greșită a firmei, CUI-ului, datei, sumelor sau TVA-ului poate afecta contabilitatea și rapoartele. Verifică originalul înainte de declarații, plăți și alte decizii.
- Poți verifica și corecta în continuare din Validare documente. Semnalările se păstrează, iar sarcina Moderează documentele nu mai apare în Sarcinile tale. Pentru a reveni la moderarea obligatorie, bifează din nou opțiunea din Compania ta; documentele neaprobate vor necesita confirmare.
Corectează informațiile după original
- Din Validare documente, alege Moderează pentru documentul pe care îl verifici. În Moderare documente, începe cu De revizuit și completat, apoi controlează informațiile grupate după tipul documentului. Originalul este disponibil pentru comparație.
- Verifică tipul, părțile, numărul, data și informațiile specifice documentului. Dacă ai acces OCR disponibil și textul a fost citit greșit, alege Scanează din nou pentru o rescanare OCR locală; această acțiune nu trimite documentul la un furnizor AI. Corecturile se salvează automat; așteaptă confirmarea salvării și rezolvă eventualele erori înainte să continui.
- După verificare, bifează Confirm că datele documentului sunt corecte și alege Aprobă document. Poți aproba și un document care păstrează informații necompletate, dacă acestea nu există în original și ai verificat lipsa lor. Dacă nu poți confirma încă documentul, folosește Mai târziu: rămâne nevalidat și îl regăsești în Validare documente.
- Pentru a verifica ulterior corecțiile salvate, deschide Calendar în modul Zi și selectează ziua în care ai făcut modificarea. În Activitatea contului găsești câmpurile corectate, valorile Înainte și După și ora salvării. Selectează ziua corecției, nu data emiterii documentului.
Verifică TVA-ul pentru fiecare cotă
- Compară fiecare cotă TVA cu rândul ori sumarul corespunzător din original, inclusiv cotele de 0% și pozițiile scutite.
- Verifică formula: TVA pentru cotă = baza impozabilă × cota TVA ÷ 100. Diferența acceptată pentru rotunjirea fiecărei cote este de cel mult 0,01 în moneda documentului.
- Verifică totalurile: TVA total = suma valorilor TVA pentru toate cotele. Pentru documentele în care totalul este format numai din bază și TVA, Total document = bază totală + TVA total.
- Dacă o cotă, o bază sau o sumă TVA lipsește ori calculele nu coincid, corectează datele după original înainte de confirmare. Pentru o notă de credit sau o factură storno, păstrează semnele valorilor așa cum sunt tipărite.
Resurse conexe
Exemplu practic
Factura furnizorului arată 1.000 lei bază și 210 lei TVA, total 1.210 lei, în acest exemplu. Compari originalul cu fiecare câmp și corectezi un total citit ca 1.270 lei. Chiar dacă firma ta nu este plătitoare de TVA, păstrezi TVA-ul furnizorului; confirmi documentul numai după verificarea totalului.
Întrebări frecvente și rezolvări
Am corectat câmpurile. De ce documentul cere încă verificare?
Așteaptă confirmarea salvării și rezolvă câmpurile sau diferențele semnalate. Bifează Confirm că datele documentului sunt corecte și folosește Aprobă document după controlul final. Corectarea unui câmp și aprobarea întregului document sunt etape separate.
Aceeași factură apare de două ori. Cum evit dublarea evidenței?
Compară furnizorul, numărul, data, moneda și totalul, apoi previzualizează originalele. Păstrează documentul complet și verifică aprobarea și operațiunile asociate înainte de eliminarea copiei. Două fișiere ale aceleiași facturi nu justifică două achiziții.