Confirmarea datelor și păstrarea originalului
Sugestia contabilă pregătită după aprobare nu produce efect contabil fără confirmare umană. Verifică încadrarea, data și conturile înainte de pregătirea și postarea notei.
Renunțarea la un document încărcat îl păstrează recuperabil 7 zile. Verifică documentul selectat înainte de eliminare și folosește recuperarea disponibilă dacă ai ales alt fișier.
Verifică firma activă, perioada și dreptul de editare înainte de orice confirmare. Urmează numai pașii aplicabili formei juridice și regimului contabil al firmei.
Documente justificative
- Facturi și facturi de corecție, bonuri, chitanțe, extrase și alte documente justificative ale operațiunii.
- Contracte, recepții, avize, deconturi sau documente vamale atunci când justifică natura, cantitatea ori momentul operațiunii.
Completarea și verificarea datelor
- Încarcă documentul complet și lizibil, cu toate paginile. Pentru extras alege tipul de document corespunzător, astfel încât să poți verifica și tranzacțiile individuale.
- Din meniul +, deschide Validare documente. Lista cuprinde documentele nevalidate din toate lunile, separat de perioada contabilă aleasă. Alege Moderează și compară datele extrase cu originalul: emitent, beneficiar, identificare fiscală, număr, dată, monedă, poziții, bază, TVA și total. Pentru o factură intracomunitară, codul VIES salvat în cont este recunoscut separat de CUI-ul național și este confirmat în moderare când apare pe document. Corectează câmpurile recunoscute greșit și așteaptă confirmarea salvării.
- Verifică natura cheltuielii ori a venitului, perioada și documentele suport. Confirmă tratamentul TVA numai dacă este aplicabil; TVA înscrisă pe factura furnizorului trebuie păstrată chiar dacă firma ta nu este plătitoare.
- Verifică eventualele duplicate și relația cu factura inițială pentru corecții. Când datele sunt complete și corecte, bifează Confirm că datele documentului sunt corecte și folosește Validează document din Validare sau Aprobă document din Moderare. Pentru o achiziție, verifică apoi apariția în pagina de intrări potrivită monedei și perioadei.
- În partida dublă, continuă în „Surse pentru ciornă”, pregătește nota și verifică apoi ciorna înainte de postare. Un document aprobat și o notă postată sunt etape distincte.
Documentul are date verificate și poate continua în circuitul contabil potrivit.
Surse oficiale pentru această activitate
Verificat la 10 septembrie 2026. Aplică regulile perioadei și formei de organizare a firmei.
Resurse conexe
Exemplu practic
Factura de consumabile are data de 31 august și este încărcată în septembrie. În Validare compari data, emitentul, beneficiarul, pozițiile și totalul cu originalul. O cauți apoi în perioada documentului; în partidă dublă urmărești și ciorna contabilă până la postare.
Întrebări frecvente și rezolvări
Documentul nu apare în intrări sau într-o declarație.
Verifică firma, moneda, data și starea aprobării. Apoi verifică tratamentul fiscal și, unde este cerută, nota contabilă postată. Nu reîncărca imediat documentul: poți produce un duplicat.
Valoarea extrasă diferă de original.
Corectează la documentul-sursă și verifică din nou totalurile. Dacă documentul a fost deja contabilizat, urmărește corecția prin nota inițială și storno, păstrând originalul.
Am aceeași factură în două surse. Trebuie înregistrată de două ori?
Compară emitentul, numărul, data, moneda și totalul și previzualizează documentele. Verifică dacă este aceeași operațiune și ce înregistrare există deja. Păstrează originalele necesare verificării, dar evită două înregistrări pentru aceeași factură; controlează aprobările și legăturile înainte de eliminarea unei copii.