Pentru a ajunge rapid la o pagină, caută numele meniului din antet. Pagini și meniuri afișează imediat destinațiile accesibile din toate aplicațiile. De exemplu, Clienți poate apărea în aplicația Clienți, în Contabilitate și în Facturare · Nomenclator. Verifică aplicația și secțiunea afișate sub nume, apoi deschide destinația dorită. Poți folosi și săgețile sus/jos, urmate de Enter.
Căutarea din antet îți arată rapid primele potriviri. Selectează aplicația deasupra rezultatelor ca să restrângi lista fără să părăsești pagina. Pe telefon, glisează orizontal rândul de aplicații pentru a vedea celelalte categorii. Toate afișează din nou rezultatele din toate aplicațiile. Indicatorul 5+ înseamnă că aplicația are mai mult de cinci potriviri; Vezi toate rezultatele deschide lista completă și păstrează aplicația aleasă. Sunt incluse numai datele firmei și secțiunile la care ai acces.
Pentru documente, folosește un nume, un număr sau un fragment de text. Căutarea verifică titlul, textul recunoscut al documentelor încărcate, câmpurile extrase, pozițiile facturilor și conținutul documentelor tipizate. Un fișier imagine sau PDF fără text recunoscut poate fi găsit după nume și informațiile salvate, nu după cuvintele vizibile doar în imagine.
Pentru un model de completat, caută denumirea sau familia documentului și selectează Tipizate în rândul de categorii. Aici găsești modelele necompletate și șabloanele proprii salvate, pe care le poți căuta după numele ales. Rezultatele Șabloanele mele deschid un document nou cu datele și personalizările păstrate. Documentele deja emise se găsesc în Documente. Vezi toate rezultatele păstrează categoria Tipizate. Din Filtre poți restrânge modelele după Categorie și Familie și le poți ordona după Denumire A–Z sau Denumire Z–A. Deschiderea unui rezultat te duce la formularul modelului; completează și verifică datele înainte de salvare sau emitere.
Pentru restrângerea după tip sau perioadă, deschide Vezi toate rezultatele, apoi Filtre, lângă câmpul de căutare. În rândul deschis alege Sursă, Tip document sau perioada De la data / Până la data; + Adaugă filtrare pune la dispoziție criteriile suplimentare. Caută în permite alegerea Doar titlu când nu dorești potriviri din conținut. Alegerile se aplică automat. Pentru un criteriu adăugat, × dinaintea numelui îl elimină separat; o nouă apăsare pe iconița Filtre ascunde rândul, iar filtrele rămân active. Pentru o nouă căutare, scrie termenul în câmp și apasă Enter. În panoul rapid din antet, butonul Filtre de căutare afișează sau ascunde rândul de aplicații.
Perioada folosește data documentului pentru facturile și tipizatele emise, data înregistrării pentru documentele încărcate și celelalte informații. Din căutarea rapidă sau din lista completă, deschide fișierul pentru a compara previzualizarea cu informațiile salvate, fără descărcare și fără să părăsești pagina. Ai același meniu ca în Documente, atât pentru poze, cât și pentru documente; pe telefon previzualizarea se deschide într-un panou. Căutarea și previzualizarea nu confirmă datele contabile. Celelalte rezultate deschid pagina activității respective.
Găsești documentul în categoria lui
În aplicația Documente, lista pornește cu toate perioadele și include documentele fără dată. Alege categoria și deschide rândul Filtre pentru a căuta după nume, partener, CUI, serie sau număr ori pentru a restrânge perioada. Primele două criterii disponibile sunt afișate direct; folosește + Adaugă filtrare pentru celelalte. Alegerile se aplică automat, iar × dinaintea unui criteriu adăugat îl elimină separat. Apasă din nou iconița Filtre ca să ascunzi rândul și să păstrezi filtrele active. Pe telefon, derulează rândul filtrelor orizontal, separat de documente. Poți afișa cel mult 60 de documente pe pagină, apoi continua cu pagina următoare.
Folosește coloana Partener ca să identifici clientul sau furnizorul în funcție de sensul documentului. Din rândul Filtre poți deschide Coloane afișate pentru a alege informațiile utile activității tale, inclusiv părțile separate și seria și numărul.
Deschide previzualizarea pentru a compara originalul cu emitentul, beneficiarul, seria, numărul, datele și totalurile disponibile. Pentru pozițiile facturii sau tranzacțiile unui extras, deschide Detalii document. Anterior și Următor păstrează ordinea listei filtrate și continuă inclusiv pe pagina următoare; indicatorul arată poziția documentului în rezultate. Poți verifica astfel mai multe originale fără să închizi previzualizarea. Consultarea nu aprobă datele și nu modifică documentul.
Folosește acțiunea de verificare când documentul cere corecturi sau deschide documentul emis în aplicația lui. Descărcarea și printarea sunt disponibile direct, iar celelalte operațiuni sunt în Mai multe acțiuni. Verifică documentul și destinatarul înainte de semnare sau trimitere și originalul înainte de mutarea unei copii în coș.
În Documente asociate poți urmări factura și storno-ul ei, factura și încasarea aferentă, proforma încasată și factura fiscală asociată sau documentul sursă și copia semnată. Lista apare când există o legătură păstrată în Fluxe și ai acces la documentul respectiv. Deschide legătura pentru a consulta documentul în aplicația lui. Denumirile sau sumele asemănătoare nu creează o asociere; simpla consultare nu înregistrează plăți și nu aprobă documente.
Când bonul și factura au fost confirmate ca dovezi ale aceleiași achiziții, Factură principală arată documentul a cărui valoare intră în rapoarte. Original justificativ deschide bonul sau fotografia asociată. Valoarea achiziției se ia o singură dată din factura principală; toate originalele și valorile înscrise pe ele se păstrează. O asemănare de sumă nu este suficientă pentru asociere. Asocierea nu postează o notă contabilă.
Când există copii asociate, Documente duplicate apare sub Stare moderare și îți permite să deschizi originalul ori o altă copie din cont. Compară numărul, emitentul, data și conținutul înainte de eliminarea unui duplicat. Două copii ale aceleiași facturi nu justifică două înregistrări ale operațiunii.
Verifică documentele bifate înainte să folosești Șterge selecția. Acțiunea mută în coș documentele încărcate selectate; fiecare ștergere poate fi restabilită din activitatea zilei din Calendar. Deschide Calendar în modul Zi la data ștergerii și alege Restabilește: documentul, fișierul și datele extrase revin. Documentele șterse definitiv din coș nu mai pot fi restabilite.
Revii la selecțiile de documente folosite frecvent
Vizualizarea păstrează criteriile de lucru, fără coloanele afișate sau rândurile bifate. Dacă numele există deja, alege alt nume. Când ajungi la 20, elimină o vizualizare pe care nu o mai folosești. Șterge vizualizarea cere confirmare și păstrează documentele.
- În lista principală Documente, aplică mai întâi căutarea și filtrele dorite. Alege gruparea, sortarea și numărul de documente pe pagină.
- Deschide Vizualizări salvate, completează Numele vizualizării curente și alege Salvează vizualizarea. Folosește un nume distinct, de exemplu Documente de verificat luna aceasta. Poți păstra maximum 20 de vizualizări personale pentru fiecare firmă.
- La revenire, deschide numele din Vizualizări salvate. Lista pornește de la prima pagină cu documentele care îndeplinesc acum criteriile păstrate. Luna aceasta urmărește luna în care deschizi vizualizarea; pentru un interval fix, salvează datele de început și sfârșit.
Resurse conexe
Exemplu practic
Cauți contractul de consultanță al Atelier U2 SRL. Scrii denumirea sau un fragment de text, alegi sursa și tipul documentului, apoi deschizi cardul fișierului. Compari originalul din previzualizare cu informațiile salvate, inclusiv data. Dacă documentul încărcat nu are text recunoscut, cauți după nume și informațiile salvate în locul unei fraze vizibile doar în imagine. Pentru verificarea lunară, poți păstra în Vizualizări salvate criteriile pentru documentele nevalidate din Luna aceasta. Când deschizi aceeași vizualizare luna următoare, vezi documentele care se potrivesc noii luni, de la prima pagină.
Întrebări frecvente și rezolvări
Căutarea nu găsește un cuvânt pe care îl văd în PDF. De ce?
Verifică dacă ai ales Doar titlu și elimină filtrele prea restrictive. Un PDF sau o imagine fără text recunoscut nu poate fi găsit după orice cuvânt din imagine. Caută după număr, partener ori numele fișierului și verifică sursa documentului.
Există mai multe rezultate cu aceeași denumire. Pe care îl deschid?
Compară aplicația, tipul documentului, numărul, partenerul și data. Pentru un partener folosește identificatorul fiscal, când este disponibil. Deschide și verifică rezultatul exact înainte de orice editare, emitere sau plată.