Validare documente reunește documentele nevalidate ale firmei, indiferent de tipul lor și de aplicația în care vor fi folosite. Lista cuprinde toate lunile și nu se schimbă când alegi altă perioadă în Contabilitate sau Facturare.
Găsește documentele care așteaptă verificarea
- Deschide Validare documente din aplicația Documente sau din meniul + din antet. Documentele sunt grupate după luna datei documentului; cele fără dată apar separat în Fără dată. Caută după nume, partener ori număr și folosește filtrele de lună, tip sau stare pentru a restrânge lista.
- Documentele aflate în procesare rămân vizibile. Așteaptă încheierea analizei înainte de validare. Dacă ai deschis un lot din notificarea rezultatului, vezi numai documentele încă nevalidate din acel lot; documentele aprobate nu mai apar în listă.
- Nu ai documente de verificat confirmă că lista de lucru a firmei este goală; deschide Istoric aprobări pentru documentele verificate anterior. Niciun rezultat pentru aceste filtre înseamnă că există documente nevalidate, dar criteriile curente le ascund. Folosește Resetează filtrele ca să revii la lista completă, inclusiv când ai deschis un lot deja aprobat.
Compară rezumatul cu originalul
- Rezumatul complet îți permite să verifici datele documentului, părțile, numărul și data, pozițiile, totalurile și TVA-ul, când este aplicabil. Pentru extrasele de cont, compară și tranzacțiile și soldurile cu originalul. Datele din Validare sunt numai pentru consultare; corecturile se fac prin Moderează.
- Sensul banilor arată efectul pentru firma ta. O factură emisă indică bani de încasat, iar o factură primită indică bani de plătit; acestea sunt sume așteptate și nu confirmă singure plata. În extrasul de cont, Credit înseamnă intrare de bani și Debit înseamnă ieșire de bani. Un storno sau o valoare negativă inversează sensul, iar contractele și documentele de gestiune nu confirmă o mișcare de bani.
- Originalul apare automat când ajungi la document în listă. Pentru un PDF cu mai multe pagini, derulează în previzualizare; paginile se încarcă pe măsură ce ajungi la ele, astfel încât poți continua verificarea fără să deschizi fiecare pagină separat.
- Pentru a citi detaliile, folosește + și − pentru mărire sau micșorare și rotește previzualizarea dacă documentul este orientat greșit. Pe computer, poți mări cu rotița mouse-ului și deplasa imaginea mărită prin tragere. Pe telefon sau tabletă, depărtează ori apropie două degete pentru mărire sau micșorare și deplasează imaginea cu un deget. Rotirea este doar vizuală: fișierul original rămâne neschimbat.
Alege acțiunea potrivită documentului
- Caseta Confirm că datele documentului sunt corecte rămâne la vedere pentru fiecare document și devine disponibilă după încheierea procesării. După ce compari originalul, poți valida documentul chiar dacă unele informații nu există în original și rămân necompletate. Bifa confirmă verificarea ta; nu inventează și nu completează datele lipsă.
- Pentru toate documentele pregătite din pagina afișată, folosește confirmarea de la finalul paginii și alege Validează toate documentele. Filtrele și paginarea stabilesc documentele incluse. Dacă un document din pagină este încă în procesare sau nu poate fi validat, acțiunea rămâne indisponibilă.
- Dacă lipsesc date sau o valoare este greșită, alege Moderează. În pagina Moderare documente, completează câmpurile după original și așteaptă confirmarea salvării automate. Nu confirma o informație pe care nu o poți verifica.
- Pentru un document adăugat din greșeală, alege Mută în coș și verifică documentul indicat înainte de confirmare. Documentul poate fi recuperat din coș timp de 7 zile. Dacă pare o dublură, verifică mai întâi care este originalul pe care trebuie să îl păstrezi.
- După validare, documentul dispare din lista de lucru și poate fi găsit în Istoric aprobări și în categoria sa. Potrivirea datelor la verificările automate nu înlocuiește aprobarea ta. Dacă ai dezactivat moderarea obligatorie din Compania ta, datele disponibile pot fi folosite înainte de aprobare; documentele rămân de verificat. Pentru evidențele contabile se folosesc numai documentele și operațiunile eligibile; validarea unui contract sau a altui document suport nu creează o notă contabilă.
Resurse conexe
Exemplu practic
Ai o factură din august și un bon din septembrie nevalidate. Validare documente le poate arăta pe amândouă, indiferent de luna contabilă aleasă. Verifici fiecare original și perioada lui, folosești Moderează pentru corecții și validezi doar documentul complet.
Întrebări frecvente și rezolvări
Documentul dispare din lista de validare după aprobare. Unde îl găsesc?
Lista urmărește documentele nevalidate. După aprobare caută documentul în categoria lui și în Istoric aprobări. Nu ai documente de verificat confirmă că nu mai sunt documente nevalidate; dacă vezi Niciun rezultat pentru aceste filtre, folosește Resetează filtrele pentru a vedea celelalte documente ale firmei. Verifică data și moneda pentru pagina contabilă în care trebuie folosit; nu îl reîncărca doar pentru că a dispărut din coada de lucru.
Aceeași factură apare de două ori. Cum evit dublarea evidenței?
Compară furnizorul, numărul, data, moneda și totalul, apoi previzualizează originalele. Păstrează documentul complet și verifică aprobarea și operațiunile asociate înainte de eliminarea copiei. Două fișiere ale aceleiași facturi nu justifică două achiziții.