Termeni și condiții

1. Domeniu și eligibilitate B2B

Fluxe este oferit exclusiv profesioniștilor — societăți, PFA, întreprinderi individuale și alte entități care acționează în scopul activității lor economice. Persoana care deschide contul declară că datele profesionale furnizate sunt reale și actuale și că are capacitatea și mandatul de a angaja Clientul. Orice căutare sau verificare automată în registre publice are caracter informativ și nu înlocuiește această declarație și obligația Clientului de a-și verifica datele.

Acești termeni, oferta de abonament selectată, rezumatul comenzii și politica de confidențialitate formează contractul dintre Furnizor și Client. Condițiile Clientului se aplică numai dacă sunt acceptate expres, în scris, de Furnizor.

2. Încheierea contractului și dovada acceptării

Înainte de plată, Clientul vede abonamentul, perioada, prețul total, tratamentul TVA și caracterul recurent al abonamentului. Bifarea acceptării termenilor și inițierea plății reprezintă solicitarea sau comanda Clientului. Furnizorul confirmă fără întârziere primirea comenzii prin email, pe un suport durabil; contractul și abonamentul devin efective numai după confirmarea plății și a activării.

Etapele tehnice sunt: alegerea abonamentului și perioadei, completarea și verificarea datelor, corectarea eventualelor erori afișate, acceptarea documentelor juridice, inițierea plății Stripe și confirmarea plății și activării. Comanda, documentele acceptate și rezumatul comercial sunt arhivate de Furnizor, iar confirmarea reproductibilă este trimisă prin email. Contractul efectiv se încheie în limba selectată în checkout. Furnizorul nu subscrie în prezent unui cod de conduită comercială extern.

Pentru probă și securitate, păstrăm textul localizat exact al termenilor și politicii, rezumatul comenzii și al plății, versiunile, amprentele criptografice, data și ora, adresa IP, agentul de utilizator și identitatea companiei. Clientul primește aceste informații într-un atașament HTML care poate fi stocat și reprodus.

3. Serviciul și limitele sale

Fluxe furnizează, în funcție de abonament și configurare, instrumente pentru încărcare și scanare, OCR, clasificarea documentelor și extragerea câmpurilor, facturare, organizare, pregătirea documentelor și datelor pentru control administrativ ori revizuire externă, calcule TVA, reconciliere bancară, importuri, exporturi și integrări. Funcțiile disponibile depind de drepturile contului și de sistemele externe active. Funcțiile marcate beta, preview sau experimentale pot fi modificate ori retrase.

Fluxe nu este cabinet de contabilitate, consultant fiscal, avocat, instituție de credit și nici autoritate publică. Platforma nu preia funcția administratorului și nu furnizează servicii rezervate prin lege unei profesii reglementate. Rezultatele, alertele, calculele, încadrările și sugestiile OCR ori AI sunt instrumente pentru controlul Clientului.

Fluxe nu condiționează contractarea, activarea ori utilizarea platformei de aprobarea unui avocat, responsabil cu protecția datelor (DPO), expert contabil, contabil autorizat sau consultant fiscal. Clientul decide independent dacă solicită o opinie ori o revizuire externă. Dacă activității Clientului i se aplică o obligație legală specială privind organizarea contabilității, desemnarea unui DPO sau folosirea unui profesionist autorizat, îndeplinirea ei rămâne responsabilitatea Clientului și nu transformă Fluxe în prestatorul acelui serviciu profesional.

Aritmetica monetară este executată în unități minore exacte și regulile fiscale sunt versionate acolo unde funcția o permite, însă un rezultat poate fi greșit dacă documentul sursă, câmpul extras, statutul TVA, perioada fiscală, moneda, cota, regimul de deductibilitate, contul contabil sau regula juridică selectată sunt greșite ori incomplete. Schimbarea legii, a interpretării autorității sau a configurației Clientului poate modifica rezultatul aplicabil unei operațiuni.

Alocarea responsabilităților fiscale și contabile: Fluxe este un produs software tehnic de automatizare și management al fluxurilor documentare, nu o societate de contabilitate și nu exercită profesia contabilă. Modulul Contabilitate pregătește și organizează documente, date, verificări și exporturi pentru controlul Clientului și pentru orice revizuire externă pe care acesta o alege. Fluxe nu selectează, contractează, controlează sau validează revizuirea externă și nu are nicio relație cu profesionistul ales de Client. Clientul răspunde pentru datele sursă, opțiunile fiscale, instrucțiunile și declarațiile sale. Furnizorul rămâne răspunzător pentru propriile obligații contractuale și legale, inclusiv pentru securitatea și prelucrarea aflate sub controlul său; nicio clauză nu exclude frauda, intenția, culpa gravă ori o răspundere care nu poate fi limitată prin lege.

Regimul TVA în platformă: În conformitate cu arhitectura și specificațiile Fluxe, regimul de TVA este controlat de statutul fiscal al companiei active (users.is_vat_payer). Pentru companiile neplătitoare de TVA, platforma impune automat regimul de scutire (cotă 0%, fără TVA) pe toate documentele emise. Prin excepție, documentele justificative primite de la furnizori și terți păstrează și afișează TVA-ul original extras din documentul emitentului, întrucât obligația fiscală și regimul de colectare aparțin emitentului respectiv. Clientul are obligația de a verifica și valida regimul TVA aplicabil fiecărei operațiuni înainte de aprobarea și înregistrarea documentului.

4. Cont, utilizatori și securitate

Clientul furnizează date reale și actualizate, acordă acces numai persoanelor autorizate și protejează credențialele, dispozitivele și certificatele digitale. Orice incident sau utilizare neautorizată trebuie raportată fără întârziere. Activitățile efectuate prin cont sunt atribuite Clientului până la notificarea incidentului, cu excepția situațiilor imputabile Furnizorului.

5. Abonamente, preț, TVA și facturare

Prețul și moneda sunt cele afișate în rezumatul comenzii. Pagina de achiziție precizează dacă TVA este inclus sau nu se aplică, conform profilului fiscal configurat al Furnizorului. Reducerile pentru perioade mai lungi se aplică totalului perioadei selectate și nu se cumulează dacă oferta nu prevede altfel.

Plata este procesată de Stripe sau de procesatorul indicat la checkout. Clientul autorizează procesatorul să debiteze metoda de plată la activare și la fiecare reînnoire. Factura și confirmarea plății sunt puse la dispoziție electronic. Taxele bancare, conversiile și comisioanele emitentului cardului aparțin Clientului.

6. Durată, reînnoire și schimbarea abonamentului

Abonamentul începe la confirmarea plății și se reînnoiește automat pentru aceeași perioadă până la anulare. Data următoarei reînnoiri este afișată în cont. Upgrade-ul, downgrade-ul și schimbarea perioadei sunt confirmate separat înainte de plată; efectul financiar și data aplicării sunt cele prezentate în checkout sau în portalul Stripe.

Furnizorul poate modifica prețurile pentru perioade viitoare, cu informare prealabilă rezonabilă. Prețul unei perioade deja plătite nu se schimbă retroactiv.

7. Anulare și rambursare

Clientul poate opri reînnoirea din pagina Abonament sau din portalul Stripe. Anularea produce efect la finalul perioadei deja plătite, iar accesul continuă până atunci. Ștergerea contului oprește reînnoirile viitoare ale tuturor abonamentelor Stripe înainte de eliminarea datelor locale; sumele deja scadente sau în curs de recuperare rămân tratate conform facturilor existente, iar accesul la cont încetează prin ștergere.

Plățile B2B pentru perioade deja începute nu sunt rambursabile automat. Rambursarea poate fi acordată pentru o debitare duplicată, o eroare imputabilă Furnizorului, indisponibilitate materială neanunțată ori când legea aplicabilă o impune. Cererea trebuie trimisă cu datele facturii și motivul verificabil.

8. Datele Clientului, export și ștergere

Clientul păstrează drepturile asupra datelor și documentelor încărcate. Acordă Furnizorului o licență limitată, neexclusivă și temporară pentru găzduirea, copierea tehnică și prelucrarea necesară furnizării serviciului. Clientul trebuie să dețină un temei legal pentru datele terților introduse în platformă.

Clientul trebuie să exporte înainte de ștergerea contului toate facturile și documentele pe care are obligația proprie să le arhiveze. La cererea de ștergere, conținutul profesional al Clientului este eliminat conform instrucțiunii sale; copii tehnice tranzitorii pot rămâne în backup până la 7 zile. Furnizorul păstrează separat numai propriile facturi, confirmarea contractului, plata, securitatea și probele necesare cât impune legea sau termenele de prescripție.

Modelele de import descriu structura tehnică acceptată, dar nu certifică exactitatea, legalitatea ori caracterul complet al datelor importate. Clientul verifică perioada globală și filtrele fiecărui export, destinatarul, drepturile de acces și protecția fișierului rezultat. După descărcare, Clientul răspunde pentru păstrarea, transmiterea și ștergerea în siguranță a copiei exportate.

Arhivarea electronică legală conform Legii nr. 82/1991 și Legii nr. 135/2007: Fluxe pune la dispoziție instrumente software operaționale pentru stocarea și accesarea documentelor curente, dar nu constituie și nu substituie o arhivă electronică acreditată în sensul Legii nr. 135/2007, cu excepția cazurilor în care un astfel de serviciu acreditat este contractat distinct. Clientul este responsabil pentru exportul periodic, respectarea termenului general de păstrare de 5 ani și a oricărui termen special aplicabil, precum și pentru păstrarea în siguranță a fișierelor originale, recipiselor ANAF și documentelor semnate electronic.

9. Integrări externe, ANAF și inteligență artificială

Integrările cu ANAF, SPV, e-Factura, e-Transport, bănci, registrul public, email și Stripe depind de sisteme terțe, autorizări și date furnizate de Client. O confirmare locală de trimitere nu înlocuiește recipisa sau validarea autorității. Furnizorul nu garantează disponibilitatea ori deciziile sistemelor terțe, dar va afișa starea pe care o primește.

Prin acceptarea Termenilor și conectarea contului SPV, Clientul autorizează Fluxe să execute, în numele și pe instrucțiunea sa, operațiunile tehnice de generare și transmitere către RO e-Factura și RO e-Transport pe care un utilizator autorizat le inițiază sau pe care Clientul le activează printr-o regulă automată. Clientul declară că persoana care acordă accesul are dreptul de reprezentare, este reprezentant desemnat ori împuternicit și că datele și certificatul folosite sunt autorizate. Clientul poate opri automatizarea sau revoca integrarea pentru viitor; operațiunile deja transmise și recipisele oficiale rămân în evidența autorității.

Încărcarea într-un flux OCR poate porni extragerea locală a textului și transmiterea fișierului ori a textului către furnizorul AI configurat, inclusiv Google Gemini API, pentru clasificare, extragere și structurare. Rezultatul poate omite, inversa sau interpreta greșit inclusiv date, zecimale, semne, monede, CUI-uri, cote și valori TVA. Scorul de încredere și absența unui avertisment nu reprezintă garanție de exactitate.

Potrivirea bancară este o propunere bazată pe indicii precum suma, data, referința și contrapartida; ea nu dovedește singură natura economică, plata ori documentul justificativ corect. Confirmarea unei potriviri aparține utilizatorului autorizat. Niciun rezultat OCR, AI sau de reconciliere nu trebuie tratat ca adevăr juridic, înregistrare definitivă ori declarație transmisă fără controlul cerut mai jos.

Regulamentul (UE) 2024/1689 (AI Act) și API-uri externe: Funcțiile de analiză AI și OCR, inclusiv cele care folosesc Google Gemini API, sunt instrumente de asistență și nu iau singure decizii juridice, financiare ori fiscale cu efect asupra Clientului. Integrările cu ANAF SPV, RO e-Factura, RO e-Transport, eMAG Marketplace, WooCommerce, Stripe, instituții bancare și furnizori OAuth de email depind și de termenii, disponibilitatea și limitările terților. Furnizorul nu controlează o indisponibilitate ori o decizie a terțului, dar răspunde pentru propria implementare, monitorizare și informare în limitele contractului și ale legii.

10. Controlul Clientului, instrucțiunile și responsabilitatea sa

Înainte de emitere, înregistrare, declarare, transmitere către o autoritate, reconciliere sau export, Clientul verifică documentul original și cel puțin identitatea părților, numărul și data, perioada fiscală, moneda, baza, cota și suma TVA, totalul, regimul de deductibilitate, conturile, scadența, dublurile și documentele justificative. Acțiunea de confirmare, aprobare, emitere, export sau transmitere realizată de un utilizator autorizat reprezintă validarea Clientului pentru operațiunea respectivă.

Nicio aprobare externă a unui avocat, DPO, expert contabil, contabil autorizat sau consultant fiscal nu este cerută de Fluxe înaintea unei transmiteri autorizate de Client. O eventuală revizuire externă este organizată separat și exclusiv de Client și nu suspendă instrucțiunile date platformei, cu excepția cazului în care Clientul oprește expres automatizarea ori integrarea.

Dacă Clientul activează reguli, importuri recurente sau alte automatizări, acesta stabilește persoanele responsabile, pragurile, excepțiile și monitorizarea rezultatelor. Clientul păstrează documentele originale și recipisele oficiale și nu se bazează exclusiv pe o copie, notificare ori stare locală din platformă pentru arhivarea sau respectarea unui termen legal.

Clientul suportă consecințele datelor sursă false, inexacte, incomplete, duplicate ori încărcate fără drept, ale configurării greșite a firmei sau a TVA, ale instrucțiunilor și aprobărilor date de utilizatorii săi, ale omisiunii controlului rezonabil și ale nerespectării termenelor aflate sub controlul său. Această alocare nu transferă Clientului răspunderea pentru o încălcare proprie a Furnizorului și nu poate exclude răspunderea pentru propria intenție sau culpă gravă a Furnizorului ori alte răspunderi obligatorii.

În măsura permisă de lege, Clientul suportă pretențiile și costurile dovedite care sunt cauzate direct de conținutul ilegal introdus de acesta, de instrucțiunile sale contrare legii ori de folosirea datelor terților fără drept. Această alocare se aplică numai în limita contribuției Clientului la prejudiciu și nu acoperă fapta, omisiunea, culpa, obligațiile GDPR ori încălcarea proprie a Furnizorului.

11. Utilizare permisă

Sunt interzise frauda, documentele fictive, încălcarea drepturilor altora, încărcarea de malware, testarea neautorizată a securității, accesarea altor conturi, revânzarea neautorizată, supraîncărcarea intenționată și ocolirea limitelor tehnice sau comerciale. Clientul răspunde pentru conținutul său și pentru instrucțiunile date platformei.

12. Proprietate intelectuală și feedback

Platforma, codul, designul, mărcile și documentația aparțin Furnizorului ori licențiatorilor săi. Clientul primește un drept limitat, neexclusiv, netransferabil și revocabil de utilizare pe durata abonamentului. Clientul poate folosi fără restricții documentele și exporturile generate din propriile date. Feedbackul poate fi folosit pentru îmbunătățire fără a divulga informații confidențiale ale Clientului.

13. Confidențialitate și prelucrarea datelor în numele Clientului

Fiecare parte protejează informațiile confidențiale primite și le folosește numai pentru contract. Pentru datele personale din documentele Clientului, Clientul este operator, iar Furnizorul este persoană împuternicită în sensul art. 28 GDPR.

Furnizorul prelucrează aceste date pe durata serviciului, numai pe instrucțiunile documentate ale Clientului, pentru găzduire, extragere, organizare, transmitere și suport; asigură confidențialitatea personalului, măsuri de securitate adecvate, asistență pentru drepturile persoanelor și incidente, ștergere sau returnare la încetare și informațiile rezonabil necesare auditului. Furnizorul poate folosi subîmputerniciți enumerați în politica de confidențialitate, rămânând responsabil contractual pentru obligațiile impuse acestora. Clientul poate formula obiecții motivate înaintea unei schimbări materiale.

Instrucțiunile Clientului includ transferurile internaționale descrise în politica de confidențialitate. Dacă legea obligă Furnizorul la o altă prelucrare, acesta informează Clientul înainte, dacă legea nu interzice informarea. Furnizorul notifică fără întârziere nejustificată incidentele și orice instrucțiune pe care o consideră contrară GDPR.

Furnizorul asistă Clientul, ținând seama de natura prelucrării, pentru cererile persoanelor vizate și obligațiile din articolele 32-36 GDPR, inclusiv securitate, notificarea incidentelor, evaluări de impact și consultare prealabilă. La încetare, la alegerea Clientului, returnează exporturile disponibile și șterge datele ori le păstrează numai dacă dreptul aplicabil o impune.

Furnizorul pune la dispoziție informațiile necesare demonstrării conformității și permite audituri sau inspecții rezonabile, cu protejarea securității și confidențialității celorlalți clienți. Subîmputerniciții primesc prin contract aceleași obligații esențiale de protecție a datelor, iar Furnizorul rămâne răspunzător față de Client pentru îndeplinirea lor.

14. Disponibilitate, backup și suport

Serviciul este furnizat pe baza unor eforturi comerciale rezonabile, fără un SLA procentual garantat. Mentenanța planificată este comunicată când este posibil, iar intervențiile urgente de securitate pot avea loc fără preaviz.

Suportul este oferit prin canalele afișate, cu o țintă inițială de răspuns de 48 ore lucrătoare, fără a reprezenta termen garantat de remediere. Backupul tehnic nu înlocuiește obligația Clientului de arhivare și păstrare legală a documentelor.

15. Suspendare și încetare

Furnizorul poate suspenda proporțional accesul pentru neplată, risc de securitate, folosire ilegală sau încălcare materială, după notificare când situația permite. Pentru risc urgent, suspendarea poate fi imediată. Clientul va putea solicita exportul datelor, dacă acesta nu ar perpetua riscul sau o încălcare legală.

16. Garanții și limitarea răspunderii

Fiecare parte răspunde pentru prejudiciile directe, previzibile și dovedite cauzate prin încălcarea contractului. Furnizorul aplică măsuri rezonabile de proiectare, testare și remediere, dar nu promite că software-ul, OCR-ul, AI-ul, integrările ori interpretarea regulilor vor fi neîntrerupte sau lipsite de orice eroare.

În măsura permisă de lege, Furnizorul nu răspunde pentru pierderi indirecte, profit nerealizat, sancțiuni sau decizii rezultate din date neverificate, erori ori acțiuni ale utilizatorilor Clientului, confirmarea unei propuneri greșite care putea fi observată prin controlul cerut, indisponibilitatea ori răspunsul terților sau lipsa copiilor de siguranță și a documentelor originale ale Clientului. Furnizorul răspunde însă pentru prejudiciul direct dovedit cauzat de propria încălcare, în limitele de mai jos.

Răspunderea totală agregată a Furnizorului este limitată la sumele plătite de Client pentru serviciu în cele 12 luni anterioare evenimentului. Limita nu se aplică fraudei, intenției, culpei grave, încălcării confidențialității sau protecției datelor în măsura în care limitarea este interzisă, prejudiciilor corporale ori altor răspunderi care nu pot fi excluse legal.

Clientul este persoana care organizează contabilitatea, stabilește tratamentul fiscal și păstrează documentele și recipisele cerute de Legea contabilității nr. 82/1991, Codul fiscal, OUG nr. 120/2021 și celelalte norme aplicabile. Furnizorul nu răspunde pentru o sancțiune produsă exclusiv de date false, o opțiune fiscală greșită ori omisiunea controlului Clientului; răspunde însă, în condițiile acestei secțiuni și ale normelor imperative, pentru prejudiciul direct cauzat de propria încălcare.

17. Forță majoră, modificări și cesiune

Nicio parte nu răspunde pentru întârzieri cauzate de evenimente rezonabil imposibil de controlat, dacă notifică și limitează efectele. Modificările materiale ale termenilor sunt comunicate înainte de aplicare și primesc o versiune nouă; continuarea pentru o perioadă nouă poate necesita o nouă acceptare. Clientul nu poate cesiona contractul fără acordul Furnizorului, exceptând o reorganizare care nu afectează obligațiile.

18. Legea aplicabilă și litigii

Contractul este guvernat de legea română. Părțile vor încerca soluționarea amiabilă timp de 30 de zile de la notificare; în lipsa acordului, litigiile B2B sunt soluționate de instanțele competente potrivit legii române. Nulitatea unei clauze nu afectează restul contractului.

Regimul contractului B2B: Serviciile Fluxe sunt contractate de profesioniști, societăți, PFA, întreprinderi individuale sau familiale și persoane juridice pentru activitatea lor profesională. Dreptul de retragere rezervat consumatorilor nu se aplică unui Client care contractează în această calitate. Plata și activarea confirmă executarea contractului B2B și acceptarea expresă a clauzelor neuzuale prezentate separat; anularea și orice rambursare urmează secțiunea dedicată și normele obligatorii aplicabile situației concrete.

19. Contact și notificări

Notificările contractuale se trimit la emailul contului și la adresa oficială a Furnizorului. Pentru suport sau întrebări contractuale: administrare@fluxe.ro.

20. Cadrul legal de referință

Acești termeni se interpretează împreună cu legea română și dreptul Uniunii Europene aplicabile la data operațiunii. Reperele legale și actele normative de bază care guvernează prezentul contract, limitele răspunderii și regimul de funcționare ale platformei Fluxe sunt:

• Codul Civil (Legea nr. 287/2009): Art. 1.166 și urm. (Contractul), Art. 1.201–1.203 (Clauzele standard, neuzuale și acceptarea expresă), Art. 1.270 (Forța obligatorie a contractului), Art. 1.350–1.355 (Răspunderea și limitele admise ale clauzelor privind răspunderea);
• Legea comerțului electronic (Legea nr. 365/2002): Art. 7–9 privind formarea și valabilitatea contractului încheiat prin mijloace electronice și stocarea consimțământului ca probă juridică;
• Legea contabilității nr. 82/1991 (republicată) și Ordinul MFP nr. 2.634/2015: privind obligațiile exclusive ale entității economice (Clientului) de a întocmi, organiza, semna și păstra documentele financiar-contabile și registrele contabile obligatorii;
• Codul Fiscal (Legea nr. 227/2015) și Codul de Procedură Fiscală (Legea nr. 207/2015): privind regimul declarativ, calculul și deducerea TVA și răspunderea fiscală individuală a contribuabilului;
• OUG nr. 120/2021: privind sistemul național RO e-Factura, platforma operând exclusiv ca soluție tehnică informatică (art. 4), transmiterea datelor către ANAF / SPV efectuându-se sub mandatul, autentificarea și controlul Clientului;
• Legea nr. 214/2024 și Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS): privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere;
• Legea nr. 135/2007 și HG nr. 432/2009: privind arhivarea documentelor în formă electronică;
• Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), Legea nr. 190/2018 și Legea nr. 506/2004: privind protecția datelor cu caracter personal, acordul DPA, securitatea prelucrării și regimul de cookie-uri;
• Regulamentul (UE) 2024/1689 (AI Act): Art. 4 (Alfabetizarea în domeniul AI), Art. 14 și 26 (Obligația utilizatorului profesional / Clientului de a menține supravegherea umană – Human-in-the-Loop și verificarea propunerilor de extracție);
• Legea nr. 8/1996: privind dreptul de autor și drepturile conexe, pentru protecția codului sursă, programului de calculator Fluxe și a bazelor de date ale Administratorului;
• OUG nr. 34/2014: privind drepturile consumatorilor (art. 2 și 3 — excludere B2B, confirmând că relațiile dintre profesioniști nu sunt supuse dreptului de retragere).

Textele oficiale și regulile în vigoare la data faptului economic prevalează asupra oricărui rezumat, exemplu, șablon, alertă sau versiune tehnică din platformă. Clientul trebuie să ceară opinie profesională pentru o situație neclară, materială ori cu risc fiscal sau juridic ridicat.