Documentele și banii titularului
În Adaugă decont verifică titularul, scopul, perioada și avansul asociat. Adaugă documentele justificative, compară originalele și completează numai cheltuielile reale. Decontul legat păstrează moneda avansului.
Pentru cheltuiala achitată din banii titularului, completează explicit Suma plătită din banii personali și verifică Cont datorie către salariat, de exemplu 4281, potrivit încadrării contabile. Lipsa unui avans nu transformă automat întreaga cheltuială în sumă personală.
- Deschide cererile și dovezile
Datoria către titular și rambursările
Datorat aprobat = suma plăților personale din versiunea curentă aprobată. Rambursat confirmat = suma asocierilor confirmate ale tuturor versiunilor. Rămas de rambursat = maxim(0, Datorat aprobat − Rambursat confirmat). Plătit în plus = maxim(0, Rambursat confirmat − Datorat aprobat).
De exemplu, la 300 lei aprobați și 200 lei rambursați, mai rămân 100 lei. O sumă plătită în plus cere verificarea regularizării. Asociază plata reală din bancă ori operațiunea Decont cheltuieli din Casă, în limita disponibilului dovezii. Ordinul de plată singur nu dovedește transferul.
Nota contabilă și corecțiile
Datorie contabilizată și Rambursări contabilizate folosesc notele postate și stornările lor. O aprobare, o rambursare confirmată și o notă postată sunt evidențe distincte; verifică fiecare etapă înainte să închizi decontul.
Pentru o asociere greșită folosește Retrage asocierea, completează motivul și confirmă. Dacă nota este postată, corecteaz-o mai întâi prin storno. Istoricul rambursărilor rămâne disponibil și după o corecție care elimină sumele personale.
Resurse conexe
Exemplu practic
Ion Popescu primește un avans de 500 lei și justifică 420 lei prin documente. Diferența de restituit firmei = avans − cheltuieli justificate = 500 − 420 = 80 lei. Verifici documentele și restituirea; dacă cheltuielile eligibile ar depăși avansul, diferența se analizează ca sumă de rambursat persoanei.
Întrebări frecvente și rezolvări
Soldul aprobat diferă de soldul contabilizat.
Deschide notele legate de decont și verifică starea lor. O ciornă încă nepostată nu intră în soldul contabil; nu dubla rambursarea pentru a compensa diferența.
Factura este de 1.000 lei, dar plata este de 600 lei. Este o diferență de corectat?
Verifică dovada plății și alocă numai suma efectiv plătită. Restul de 400 lei rămâne de achitat dacă nu există alte plăți sau corecții justificate. Nu schimba valoarea facturii ca să o egalezi cu plata și nu aloca aceeași tranzacție de două ori.