Documente

Creezi, încarci, verifici și găsești documentele firmei, grupate după scop și tip.

Butoane și acțiuni

Ce face fiecare acțiune importantă, când o folosești și ce se întâmplă după.

Acțiune	Ce face	Când o folosești	Ce se întâmplă după
Încarcă	Adaugă unul sau mai multe fișiere primite de firmă.	Când ai facturi, extrase, chitanțe sau alte documente de introdus.	Fișierele sunt analizate, apoi apar la verificare înainte de confirmare.
Scanează	Deschide fluxul rapid și cere imediat browserului permisiunea de a folosi camera.	Mai ales pe telefon, când documentele sunt fotografiate pe loc.	După ce permiți accesul, camera pornește direct, iar scanările sunt trimise în același flux de analiză și verificare.
Verifică	Deschide textul extras automat și informațiile identificate într-un document încă neconfirmat.	Când starea este De completat, deoarece lipsesc câmpuri obligatorii, sau când vrei să verifici textul înainte de confirmare.	După completarea câmpurilor obligatorii și confirmare, starea devine Confirmat.
Creează document	Deschide formularul /nou al modelului ales: cerere, contract, ofertă, document de gestiune, pontaj sau foaie de parcurs.	Când documentul trebuie întocmit de firmă, nu doar încărcat.	Salvarea creează un draft și deschide automat previzualizarea /nou/prev.
Decizii	Deschide categoria separată HR, Administrativ → Decizii și alegi modelul potrivit.	Când emiți o decizie de detașare, modificare CIM, suspendare, încetare sau numerotare.	Toate câmpurile se pot modifica și sunt opționale; un câmp lăsat gol devine o linie de completat pe foaia A4. Pentru numerotare, Precompletează seriile din cont aduce seriile firmei, iar tu bifezi numai seriile incluse. În decizia A4, fiecare serie inclusă devine un paragraf compact cu documentul, seria și primul număr.
Fișa mijlocului fix	Deschide fișa 14-2-2 pentru un mijloc fix, cu fața de identificare și verso pentru mișcări.	Când trebuie să păstrezi evidența individuală a unui mijloc fix.	Poți lăsa orice câmp liber; în PDF rămâne linia de completat cu pixul și rândurile goale ale tabelului.
Emite chitanță	Deschide formularul corect din Facturare, direct din categoria Chitanțe.	Când apeși Emite chitanță în Documente → Cash & Banca → Chitanțe.	Ajungi la /hub/facturare/chitanta/emitere. Chitanța se emite, se numerotează și se gestionează numai în Facturare.
Previzualizează	Arată foaia A4 finală înainte de emitere sau descărcare.	Pentru verificarea textului, datelor, calculelor și încadrării în pagină.	Revii la formular pentru corecții sau continui cu emiterea. Documentele provenite din Facturare își păstrează separat foaia și fluxul existente.
Deschide previzualizarea din categorie	Afișează documentul într-un popup peste lista categoriei curente.	Când vrei să verifici rapid un bon fiscal sau alt document fără să părăsești lista.	Închizi popupul și rămâi în aceeași categorie, cu căutarea și ordinea listei disponibile.
Mută documentul în coș	Cere confirmare înainte să elimine documentul din lista curentă.	Când documentul nu mai trebuie păstrat în categoria activă.	După confirmare, documentul este mutat în coș și revii în aceeași categorie.
Emite documentul	Închide draftul și arhivează PDF-ul documentului verificat.	Numai după confirmarea informațiilor și a autorității persoanelor care aprobă și semnează.	Documentul devine emis și rămâne disponibil pentru previzualizare, descărcare și printare.
Descarcă	Salvează copia documentului pe dispozitiv.	Când ai nevoie de imprimare, arhivare sau partajare.	Documentul din aplicație rămâne neschimbat.
Semnează documentul	Deschide documentul selectat direct în editorul de semnare olografă.	Când vrei să semnezi tu documentul din cont.	Fișierul este pregătit automat pentru semnare, fără să îl încarci din nou.
Solicită semnarea acestui document	Pregătește documentul selectat pentru semnarea unei alte persoane.	Când trimiți documentul unui client, partener sau colaborator.	Popupul cu linkul temporar și codul PIN apare peste pagina curentă, fără navigare; documentul este deja inclus și poți genera oricâte cereri independente sunt necesare.
Rapoarte	Grupează documentele și valorile lor în situații ușor de urmărit.	Când vrei o imagine de ansamblu sau un export.	Poți schimba raportul, perioada și formatul de export.

Încarcă

Ce face: Adaugă unul sau mai multe fișiere primite de firmă.
Când o folosești: Când ai facturi, extrase, chitanțe sau alte documente de introdus.
Ce se întâmplă după: Fișierele sunt analizate, apoi apar la verificare înainte de confirmare.

Deschide în aplicație

Scanează

Ce face: Deschide fluxul rapid și cere imediat browserului permisiunea de a folosi camera.
Când o folosești: Mai ales pe telefon, când documentele sunt fotografiate pe loc.
Ce se întâmplă după: După ce permiți accesul, camera pornește direct, iar scanările sunt trimise în același flux de analiză și verificare.

Deschide în aplicație

Verifică

Ce face: Deschide textul extras automat și informațiile identificate într-un document încă neconfirmat.
Când o folosești: Când starea este De completat, deoarece lipsesc câmpuri obligatorii, sau când vrei să verifici textul înainte de confirmare.
Ce se întâmplă după: După completarea câmpurilor obligatorii și confirmare, starea devine Confirmat.

Deschide în aplicație

Creează document

Ce face: Deschide formularul /nou al modelului ales: cerere, contract, ofertă, document de gestiune, pontaj sau foaie de parcurs.
Când o folosești: Când documentul trebuie întocmit de firmă, nu doar încărcat.
Ce se întâmplă după: Salvarea creează un draft și deschide automat previzualizarea /nou/prev.

Deschide în aplicație

Decizii

Ce face: Deschide categoria separată HR, Administrativ → Decizii și alegi modelul potrivit.
Când o folosești: Când emiți o decizie de detașare, modificare CIM, suspendare, încetare sau numerotare.
Ce se întâmplă după: Toate câmpurile se pot modifica și sunt opționale; un câmp lăsat gol devine o linie de completat pe foaia A4. Pentru numerotare, Precompletează seriile din cont aduce seriile firmei, iar tu bifezi numai seriile incluse. În decizia A4, fiecare serie inclusă devine un paragraf compact cu documentul, seria și primul număr.

Deschide în aplicație

Fișa mijlocului fix

Ce face: Deschide fișa 14-2-2 pentru un mijloc fix, cu fața de identificare și verso pentru mișcări.
Când o folosești: Când trebuie să păstrezi evidența individuală a unui mijloc fix.
Ce se întâmplă după: Poți lăsa orice câmp liber; în PDF rămâne linia de completat cu pixul și rândurile goale ale tabelului.

Deschide în aplicație

Emite chitanță

Ce face: Deschide formularul corect din Facturare, direct din categoria Chitanțe.
Când o folosești: Când apeși Emite chitanță în Documente → Cash & Banca → Chitanțe.
Ce se întâmplă după: Ajungi la /hub/facturare/chitanta/emitere. Chitanța se emite, se numerotează și se gestionează numai în Facturare.

Deschide în aplicație

Previzualizează

Ce face: Arată foaia A4 finală înainte de emitere sau descărcare.
Când o folosești: Pentru verificarea textului, datelor, calculelor și încadrării în pagină.
Ce se întâmplă după: Revii la formular pentru corecții sau continui cu emiterea. Documentele provenite din Facturare își păstrează separat foaia și fluxul existente.

Deschide în aplicație

Deschide previzualizarea din categorie

Ce face: Afișează documentul într-un popup peste lista categoriei curente.
Când o folosești: Când vrei să verifici rapid un bon fiscal sau alt document fără să părăsești lista.
Ce se întâmplă după: Închizi popupul și rămâi în aceeași categorie, cu căutarea și ordinea listei disponibile.

Deschide în aplicație

Mută documentul în coș

Ce face: Cere confirmare înainte să elimine documentul din lista curentă.
Când o folosești: Când documentul nu mai trebuie păstrat în categoria activă.
Ce se întâmplă după: După confirmare, documentul este mutat în coș și revii în aceeași categorie.

Deschide în aplicație

Emite documentul

Ce face: Închide draftul și arhivează PDF-ul documentului verificat.
Când o folosești: Numai după confirmarea informațiilor și a autorității persoanelor care aprobă și semnează.
Ce se întâmplă după: Documentul devine emis și rămâne disponibil pentru previzualizare, descărcare și printare.

Deschide în aplicație

Descarcă

Ce face: Salvează copia documentului pe dispozitiv.
Când o folosești: Când ai nevoie de imprimare, arhivare sau partajare.
Ce se întâmplă după: Documentul din aplicație rămâne neschimbat.

Deschide în aplicație

Semnează documentul

Ce face: Deschide documentul selectat direct în editorul de semnare olografă.
Când o folosești: Când vrei să semnezi tu documentul din cont.
Ce se întâmplă după: Fișierul este pregătit automat pentru semnare, fără să îl încarci din nou.

Deschide în aplicație

Solicită semnarea acestui document

Ce face: Pregătește documentul selectat pentru semnarea unei alte persoane.
Când o folosești: Când trimiți documentul unui client, partener sau colaborator.
Ce se întâmplă după: Popupul cu linkul temporar și codul PIN apare peste pagina curentă, fără navigare; documentul este deja inclus și poți genera oricâte cereri independente sunt necesare.

Deschide în aplicație

Rapoarte

Ce face: Grupează documentele și valorile lor în situații ușor de urmărit.
Când o folosești: Când vrei o imagine de ansamblu sau un export.
Ce se întâmplă după: Poți schimba raportul, perioada și formatul de export.

Deschide în aplicație

Informațiile din pagină

Explicația câmpurilor, stărilor și valorilor pe care le vezi în aplicație.

Categorie: Arată scopul documentului: comercial, contabil, gestiune, personal sau altă zonă disponibilă.
Sursă: Diferențiază documentele create în aplicație, încărcate de utilizator sau primite printr-o integrare.
Căutare globală în documente: Căutarea din antet verifică numele fișierului, tipul documentului, textul și câmpurile extrase automat, partenerii, numerele, referințele și pozițiile documentelor. Sunt incluse atât fișierele OCR, cât și documentele emise în Fluxe; de exemplu, căutarea după Chitanță găsește și încasarea din care a fost generată chitanța.
Facturi Primite: În Documente → Facturi → Facturi Primite apar numai facturile de la furnizori și cele primite prin rețea sau SPV după identificarea lor ca achiziții. Facturile emise de firmă rămân în Facturi Emise, iar fișierele încă neidentificate rămân în Facturi încărcate până la verificare.
Stări esențiale: În așteptare înseamnă că extragerea nu a început. Se extrage textul arată procesarea activă. Text extras automat înseamnă că textul a fost găsit, dar documentul nu este încă confirmat. Pregătit pentru verificare înseamnă că documentul rămâne disponibil pentru completarea sau confirmarea datelor. De completat apare când lipsesc informații obligatorii, iar Confirmat înseamnă că verificarea a fost încheiată.
Cardurile Status încărcare: Deschide controlul Încărcări și procesare în curs din antet. Fiecare lot activ apare într-un card cu același aspect ca notificările, atât pe telefon, cât și pe computer. Cardul arată documentele și starea extragerii. Butonul X cere confirmare, oprește analiza OCR și elimină cardul; notificarea finală precizează dacă documentul nu a fost încărcat, scanat sau identificat. Pentru Identifică din Fișiere, originalul rămâne păstrat. După finalizare, lotul dispare automat din această listă de lucru și documentele rămân disponibile în Documente.
Câmpuri obligatorii lipsă: Numărul apare numai pentru câmpurile obligatorii în care extragerea automată nu a găsit text. Semnalele tehnice sau de încredere redusă nu sunt prezentate drept câmpuri obligatorii lipsă.
Acoperire OCR: Toate tipurile de documente din catalogul Fluxe sunt transmise către Gemini 2.5 Flash-Lite cu minimum trei modele sau variante de document de referință pentru clasificare.
Întrebări pentru verificare: Când Gemini 2.5 Flash-Lite nu poate confirma clar clasificarea, data sau un câmp important, Fluxe afișează întrebarea și variantele detectate. Verifici documentul original, corectezi câmpul în pagina de moderare și confirmi numai după ce răspunsul este clar.
Data documentului: Este data înscrisă în document și poate fi diferită de ziua încărcării.
Modele administrative disponibile: Poți crea: comandă către furnizor, dispoziție de plată către casierie, dispoziție de încasare către casierie, decont de cheltuieli, fișă de magazie, fișă limită de consum, proces-verbal privind rezultatele inventarierii, proces-verbal de casare sau declasare, bon de predare/transfer/restituire, proces-verbal de custodie, proces-verbal de recepție a serviciilor, pontaj, foaie de parcurs auto și fișa mijlocului fix. Chitanța, NIR-ul, Avizul și celelalte documente de Facturare rămân exclusiv în fluxurile lor din Facturare.
Model oficial sau adaptat: Codurile 14-4-4, 14-3-8, 14-2-3/aA, 14-3-3A și 14-2-2 identifică modelele reglementate folosite. Comanda furnizor, fișa limită, custodia și recepția serviciilor sunt documente interne adaptate; datele contractuale, aprobările și semnăturile se verifică pentru operațiunea reală.
Contracte comerciale și necomerciale (9 modele): În Documente → Comercial → Contracte poți genera 9 tipuri complete de contracte: 1. Prestări servicii (B2B), 2. Vânzare-cumpărare (B2B), 3. Închiriere spațiu/bunuri, 4. Comodat sediu social/punct de lucru, 5. Antrepriză/lucrări, 6. Colaborare/asociere, 7. Mandat/intermediere, 8. Comodat autovehicul și 9. Drepturi de autor. Toate câmpurile sunt opționale; orice câmp necompletat se afișează pe foaia A4 ca o linie punctată (................................) pentru completare olografă cu pixul. Din opțiunile formularului poți ascunde sau afișa antetul firmei emitente și logo-ul din dreapta sus. Paginile sunt numerotate în formatul „1 din X pagini”. Formule de calcul: total contract = cantitate × preț unitar; penalitate totală de întârziere = suma restantă × procent penalizare/zi × număr zile întârziere; la comodat, folosința este gratuită (0 lei).
Fișa mijlocului fix 14-2-2: Modelul are două pagini: fața include identificarea, valoarea, amortizarea, caracteristicile și accesoriile, iar verso păstrează mișcările. Toate câmpurile sunt opționale; o valoare necompletată lasă o linie disponibilă pentru completare olografă.
Dispoziție de plată către casierie: În Cash & Banca, toate câmpurile pot rămâne necompletate. După ce introduci suma, câmpul Suma în litere se completează automat și nu se editează manual. Formula exactă este: suma în litere = număr în litere(partea întreagă a sumei) + „lei” + [dacă partea zecimală este mai mare decât 0: „și” + număr în litere(bani) + „bani”].
Decizie internă de numerotare: În Decizii selectezi modelul de numerotare și apeși Precompletează seriile din cont. Poți modifica orice denumire, serie sau număr și poți debifa seriile pe care nu le incluzi. În foaia A4, fiecare serie inclusă este redactată ca un paragraf compact, nu într-un tabel. Primul număr înscris = următorul număr disponibil în seria aleasă la momentul precompletării; emiterea deciziei nu rezervă și nu schimbă acel număr.
Calculul valorii unei poziții: Formula exactă este: valoare poziție = cantitate × preț unitar. Totalul documentului este suma valorilor tuturor pozițiilor.
Calculul decontului în lei: Pentru fiecare cheltuială în valută: valoare în lei = suma în valută × cursul valutar înscris. Totalul decontului este suma valorilor în lei ale tuturor pozițiilor.
Calculul diferențelor la inventariere: Formula exactă este: diferență = cantitate faptică − cantitate scriptică; plus = maxim(diferență, 0); minus = maxim(−diferență, 0); valoare diferență = diferență × preț unitar.
Calculul stocului și al limitei de consum: Fișa de magazie folosește: stoc nou = stoc anterior + intrări − ieșiri. Fișa limită folosește: consum net = eliberat − restituit; limită rămasă = limita anterioară − consum net.
Calculul pontajului și al kilometrilor: Pontajul folosește: ore lucrate = maxim(ora de sfârșit − ora de început − pauza în minute, 0) ÷ 60. Foaia de parcurs folosește: kilometri parcurși = kilometraj la sosire − kilometraj la plecare.
Răspunderea pentru document: Modelul nu înlocuiește documentele justificative, aprobarea, semnătura ori verificarea profesională cerută de operațiunea reală. Persoanele care întocmesc, aprobă și înregistrează documentul răspund pentru datele înscrise.
Fișier original: Păstrează copia încărcată, astfel încât să poți compara informațiile recunoscute cu documentul real.
Card de încărcare pe telefon: Pe telefon, opțiunile pentru scanarea și încărcarea documentelor sunt grupate într-un card cu colțuri rotunjite, ușor de separat de fundal.

Precedent Următor